Künstliche Intelligenz ist momentan in aller Munde. Während einige von einer Revolution sprechen, bleiben wir bei instride pragmatisch: KI ist noch kein Wundermittel, aber ein wertvolles Werkzeug, wenn es gezielt und sinnvoll eingesetzt wird.
In unserem Beitrag zur Zukunft der Projektleitung haben wir bereits gezeigt, wie sich die Rolle von Verantwortlichen in Projekten in Zeiten von KI verändert. Heute gehen wir einen Schritt weiter und zeigen mit konkreten Beispielen, wie KI unsere tägliche Arbeit bereits jetzt unterstützt.
Denn Projektleitende müssen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig managen: Kommunikation, Koordination, Planung, Statusverfolgung, Dokumentation und vieles mehr. Ein Grossteil davon lässt sich durch den gezielten Einsatz von KI effizienter gestalten, besonders in Bereichen, in denen sich wiederkehrende Muster und klare Strukturen erkennen lassen.
Vier KI-Anwendungen aus der Praxis
Es gibt inzwischen eine Vielzahl von Anwendungen, die uns dabei helfen, tägliche Projektaufgaben zu optimieren und Zeit zu sparen:
1. Aufwandsschätzungen vorbereiten
Zu Beginn eines Projekts ist es oft schwierig, eine realistische Aufwandsschätzung abzugeben, besonders bei unklaren oder umfangreichen Anforderungen. KI unterstützt uns dabei, Informationen zu strukturieren, Risiken zu erkennen und Aufwandskategorien zu durchdenken. Das spart Zeit und schafft eine fundierte Gesprächsbasis.
2. Texte, Agenden und Protokolle effizient vorbereiten
In Projekten mit mehreren Beteiligten, regelmässigen Meetings und Zwischenetappen entsteht viel schriftliche Kommunikation – zum Beispiel Kick-off-Mails, Agenden, Protokolle oder Projektupdates. Diese Dokumente können optimal mit KI erstellt werden: Standardisierte Inhalte sind schnell erfasst, Aufgaben klar strukturiert und Besprechungen effizient nachbereitet.
Notion AI: Automatische Gliederung und Textvorschläge
Otter.ai: Transkription und Zusammenfassung von Online-Meetings
Decisions for Microsoft Teams: Agenden, Live-Protokolle und Aufgaben direkt im Teams-Meeting
ChatGPT: Für Textbausteine mit individuellem Sprachstil
DeepL Write: Stilistische Optimierung und Feinschliff für professionelle Texte
Gerade Decisions hat sich in der Meeting-Nachbereitung bewährt: Alle Aufgaben und Beschlüsse landen direkt in Teams, ohne Medienbruch.
3. Anforderungen strukturieren und priorisieren
In Projekten mit vielen Ideen oder Stakeholder:innen hilft KI, die Übersicht zu bewahren, Funktionen zu gruppieren, Abhängigkeiten sichtbar zu machen und Priorisierungen fundierter und klarer zu kommunizieren.
Whimsical AI oder Miro mit GPT-Plugin ermöglichen es, Anforderungen visuell zu sortieren und kollaborativ zu verfeinern.
4. Projektkommunikation organisieren
Auch bei der Kommunikation ist KI hilfreich: von Zielgruppenanalysen über Rollenbeschreibungen bis hin zur stilistisch passenden Tonalität für verschiedene Beteiligte. So werden Informationen zielgerichteter vermittelt, Missverständnisse reduziert und Zeit gespart.
Grammarly unterstützt bei sprachlicher Klarheit und Tonalität, ChatGPT lässt sich gezielt auf bestimmte Rollen oder Kommunikationsziele konfigurieren. DeepL Write hilft, stilsichere Mails oder Texte zu erstellen.
Fazit
Für uns bei instride ist der Einsatz von KI vor allem ein fortlaufender Lernprozess. Wir testen neue Tools, evaluieren ihren Nutzen und integrieren sie gezielt in bestehende Abläufe. Nicht jede Anwendung liefert sofort den erhofften Mehrwert, aber viele eröffnen neue Perspektiven auf Effizienz und Zusammenarbeit.
Unser Fazit nach den ersten Monaten im praktischen Einsatz: KI verändert nicht, was wir tun, sondern wie wir es tun. Routineaufgaben lassen sich schneller und präziser erledigen, wodurch mehr Raum für strategisches Denken, Kreativität und zwischenmenschliche Kommunikation entsteht. Also genau für jene Bereiche, in denen Projektleitung ihren grössten Wert entfaltet. KI kann Projektleiter:innen entlasten, aber nicht ersetzen. Sie hilft besonders dort, wo klare Strukturen und wiederkehrende Aufgaben vorliegen, fordert aber auch neue Ansätze, wenn es um Vision und langfristige Wirkung geht.
Die Herausforderung besteht darin, KI nicht nur als technologische Innovation zu sehen, sondern auch realistisch einzuschätzen, was umsetzbar und sinnvoll ist. Nur so können Lösungen entstehen, die sowohl wirtschaftlich als auch organisatorisch tragfähig sind.
