Effiziente und produktiv gestaltete Bürozeit – für manche ein Segen, für andere ein Fluch. Wie oft sitzt du im Büro und fühlst dich von der Flut an Aufgaben überwältigt? Die E-Mails füllen deinen Posteingang, die Meetings häufen sich und die To-Do-Liste wird immer länger. Es scheint, als würdest du im totalen Chaos versinken. Aber hey, keine Sorge! Ich bin hier, um dir Tipps zu geben, wie du deine Zeit effizienter gestalten kannst. Lass uns etwas mehr über Selbstorganisation und Tagesstruktur sprechen.
Selbstorganisation, häää?
Die Selbstorganisation gehört zu einem der wichtigsten Teilen in unserem Leben. Das klingt vermutlich etwas übertrieben, aber ganz viel davon passiert schon in deinem Unterbewusstsein. Ein Mangel an Selbstorganisation im Privatleben kann dazu führen, dass sich die Post stapelt oder Termine wie der Besuch beim Zahnarzt in Vergessenheit geraten. Wer hat nicht schon mal:
- Die Steuererklärung verschoben?
- Eine Mahnung erhalten?
- Ein Zalando-Paket zu spät auf die Post gebracht?
- Die Pflanzen vergessen zu giessen?
- Die Wäsche eine Woche hängen lassen?
Du siehst, um Chaos zu vermeiden, ist eine gute Selbstorganisation unerlässlich. Wenn du im Privatleben bereits gut organisiert bist, legst du den Grundstein, um auch bei der Arbeit ein Meister der Selbstorganisation zu werden.
Wie passt die Tagesstruktur da rein?
Mit Tagesstruktur ist hier keine Pflegeeinrichtung gemeint, sondern die Gestaltung des (Arbeits-)Tages. Wiederkehrende Abläufe schaffen Sicherheit, fördern das Erlernen von neuen Fähigkeiten und bringen Arbeit und Erholung in ein harmonisches Gleichgewicht. Ein solcher ausgeglichener Tagesablauf wirkt sich positiv auf die seelische Gesundheit aus und unterstützt die Selbstorganisation. Du siehst also, deine Struktur des Tages hat einen engen Zusammenhang mit deinem Potenzial an Selbstorganisation. Wie du diese beiden Begriffe aktiv in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst, versuche ich dir in den folgenden Abschnitten etwas näherzubringen. Beachte dabei, dass ich vor allem Tipps zur Selbstorganisation und Tagesstruktur im geschäftlichen Sinne gebe.
1. Nutze deine Morgenroutine
Dein Tag startet (offensichtlich) dann, wenn du morgens die Augen öffnest und aufstehst. Nutzt du diesen Zeitpunkt für eine sinnvolle Vorbereitung, schaffst du bereits die Grundlage für einen erfolgreichen Tag. Eine feste Morgenroutine kann dir dabei helfen, Struktur in deinen Tag zu bringen. Steh früh genug auf, um Zeit für dich selbst zu haben. Ob du meditierst, Sport treibst oder einfach gemütlich frühstückst – sorge dafür, dass du mit positiver Energie in den Tag startest!
2. Setze klare Ziele
Was möchte ich heute erreichen? Das sollte die erste Frage sein, die du dir im Büro stellst. Tu dies bevor, du deinen Posteingang abarbeitest, zum Telefon greifst oder die Post öffnest.
Setze klare und erreichbare Ziele und priorisiere deine Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. To-Do-Listen, ob digital oder analog, sind hilfreich für die Übersicht und Planung von Aufgaben. Schreibe dir alle Aufgaben auf und arbeite sie schrittweise ab. Wenn du deine Ziele vor Augen hast, fällt es dir leichter, fokussiert zu bleiben und dich nicht ablenken zu lassen.
Mir hilft hierbei die App «Microsoft To-Do» sehr. Wenn du noch nicht so geübt im Priorisieren bist, empfehle ich dir eine handschriftliche To-Do-Liste, die du den ganzen Tag über gut siehst.
3. Plane Pausen ein
Regelmässige Pausen sind entscheidend für die Produktivität und schaffen die Möglichkeit, neue Energie zu tanken. Nutze diese Momente, um einfach kurz aufzustehen, eine Runde zu gehen, dich zu strecken oder einen Kaffee / ein Glas Wasser zu holen.
Ich mache am Vormittag 15 Minuten Pause. Diese verbringe ich entweder mit dem gesamten Team beim Kaffeetrinken oder ich gönne mir etwas «Me-Time» und schreibe Tagebuch. Mittags nehme ich mir 30 Minuten Zeit zum Essen und geniesse anschliessend oder davor ca. 15 – 20 Minuten an der frischen Luft. Manchmal setze ich mich an ein sonniges Plätzchen oder laufe ein Stück – wie es gerade so passt und wie das Wetter mitmacht. Die frische Luft tut mir als «Bürogummi» ganz gut.
4. Meistere die Kunst der Priorisierung
Nicht alle Aufgaben auf deiner To-Do-Liste sind gleich wichtig und gleich dringend. Für eine erfolgreiche Selbstorganisation ist das Unterscheiden von dringenden und wichtigen Aufgaben von enormer Bedeutung. Konzentriere dich dabei auf die Aufgaben, die einen echten Mehrwert bringen und lass dich nicht von unwichtigen Kleinigkeiten ablenken. Priorisierung ist der Schlüssel zur Effizienz.
Wenn du Schwierigkeiten beim Priorisieren hast, nimm dir das Eisenhower-Prinzip zur Hilfe oder frage deine Vorgesetzten um Rat.
Wenn du das Priorisieren beherrschst, hast du einen der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg gefunden!
5. Halte dein Arbeitsumfeld aufgeräumt
Bereits in der Schule hat man das gelernt: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert die Konzentration, Effizienz und Produktivität. Bevor du mit der Arbeit beginnst, räume deinen Schreibtisch auf und organisiere deine Arbeitsmaterialien. Vermeide Ablenkungen, indem du überflüssige Gegenstände entfernst und nur das Notwendigste griffbereit liegen lässt. Die absoluten No-Gos sind grosse Papierstapel, wild verstreute Post-It-Zettel mit Rückrufnummern, Aufgaben, Anleitungen, im schlimmsten Fall Passwörter und fehlendes wichtiges Material wie Tastatur oder Maus.
Ich persönlich versorge alle Unterlagen in meinem Korpus, sortiert nach Projektstatus. Dasselbe passiert auch mit allen internen Unterlagen – sofern die nicht digitalisiert sind. Meine Passwörter sind sicher im 1Password gespeichert, meine Tasks sind im Microsoft To-Do abgebildet und meine Anleitungen sind alle in unserer KnowHow-Base Slab dokumentiert. Ausnahmslos!
6. «Nein» sagen
Es ist nicht immer einfach, aber es ist fundamental die eigenen Grenzen zu kennen und respektieren. Wenn du merkst, dass deine To-Do-Liste immer länger wird und du dich überfordert fühlst, sage «Nein» zu mehr Arbeit. Nimm deinen Mut zusammen und stehe für dich und deine Grenzen ein. Deine Zeit und deine Energie sind begrenzt – was komplett menschlich und natürlich ist – also setze sie bewusst ein. Sei offen und kommuniziere klar. Erwarte nicht, dass andere deine Grenze von allein erkennen und schalte, wenn immer möglich, das schlechte Gewissen nach einem «Nein» ab, denn das ist nicht nötig, sondern wichtig und richtig!
Fazit: Deine Zeit, deine Regeln
Wie du nun weisst, sind Selbstorganisation und Tagesstruktur entscheidende Faktoren für deinen Erfolg im beruflichen Alltag und vermutlich auch in deinem Privatleben. Durch klare Zielsetzung, effiziente Zeitplanung und das Einhalten von Pausen, kannst du deine Produktivität steigern und dein Arbeitsleben stressfreier gestalten.
Wichtig ist dabei immer, dass du deinen eigenen Weg findest: deine individuelle Tagesstruktur und deine eigenen Techniken zur Selbstorganisation. Die hier gegebenen Ratschläge sind lediglich meine Tipps und Tricks. Experimentiere und finde für dich persönlich heraus, was für dich am besten funktioniert. Am wichtigsten ist, dass du die Kontrolle über deine Zeit behältst und sie bewusst nutzt, um deine Ziele zu erreichen.
Also, worauf wartest du noch? Mach dich an die Arbeit und werde zum Rocker deiner To-Do-Liste!
