SpeedHomeOfficeMeeting – Corona-Edition

«Ich sende dir eine Teams-Einladung.»

«Schaut mal meinen coolen Hintergrund an!»

«Du bist noch auf stumm!»

«Mach doch bitte die Kamera an, damit ich dich sehen kann.»

«Lasst uns ein Gruppenfoto machen. Was meint ihr?»

Sätze, die wohl in den vergangenen Monaten viele begleitet haben. Sätze, die wir vielleicht auch langsam satt haben. Satt haben, weil:

«Hey! Wir haben Meeting, konzentriert euch alle und legt das Natel weg! Danke!»

Fehlende Kontrolle, zu viel Ablenkung, zu wenig Abwechslung.

Etwas, das auch ich nach etlichen Lock-Down-Wochen satt hatte. Stundenlanges herumsöselndes, sitzendes, gelangweiltes Sein vor der Kamera. Kurz sprechend, dann wieder lang schweigend, 90% der Zeit nicht mal zuhörend, sondern an anderen Dingen arbeitend oder sogar schlafend.

Das Ziel wäre doch: Effizienz, Vielfältigkeit und Zielführung. Hier erfahren Sie WIE!

Fasnacht 2020 – es klingt schon ein klitze kleines bisschen nach Vergangenheit. Jedoch prägt uns bis heute ein damals bereits aktuelles Thema. C***NA, C**ID 19, SARS-C*V! – nennen Sie es wie Sie wollen. Und damit in Verbindung natürlich auch: «Du bist noch auf stumm!». Sitzungen finden seither gerne digital, aus dem Home-Office, über zwei oder mehrere Bildschirme getrennt, statt. Mit unendlichen Möglichkeiten:

• Mikrofon: ein / aus
• Kamera: ein / aus
• Hintergrundbild: original / lustig / langweilig
• Hintergrundgeräusche: laut / lauter / unüberhörbar

Nicht zu vergessen, die offensichtlichen Ablenkungs-Möglichkeiten:

• Das Bett, noch warm vom zu späten Aufstehen.
• Der Flitzer, je nach Anzahl Personen im Haushalt, häufiger oder weniger der Fall.
• Der volle Kühlschrank, gefüllt mit verführerisch leckeren Pausen.
• Das Natel, permanent durch Nachrichten von anderen Home-Office-Leuten explodierend.
• Die Nachbarskinder, die ihr Können auf dem Schlagzeug unter Beweis stellen müssen.
• Pensionierte Spazier-Truppen, die ihre Stimmbänder beim Beschweren über die heutige Jugend zerfetzen.

Ich weiss, es geht noch schlimmer. Teilen Sie mir gerne Ihre Lieblings-Home-Office-Story in den Kommentaren mit. Vielleicht pimpe ich diesen Blog noch mit Ihrem Input.
Aber eben: «Hey! Wir haben Blog-Beitrags-Zeit, konzentrier dich auf das Thema Camille!»
Was ich sagen will: ABLENKUNGSPOTENZIAL = MAXIMAL!!!

Aber warum? Die oben erwähnten Punkte sind in meinen Augen essenziell für eine 180-Grad-Wendung. Gerne nehme ich Sie mit auf eine Reise. Steigen Sie ein und begleiten Sie mich auf den drei Haltestellen «fehlende Kontrolle», «zu viel Ablenkung», «zu wenig Abwechslung» auf dem Weg zum Erfolg mit Online-Meetings.

Fehlende Kontrolle

Fehlende Disziplin, fehlende Effizienz, fehlende Aufmerksamkeit.

Konkret: Wie behalte ich die Kontrolle über das Meeting?

Legen Sie klare Regeln fest und teilen Sie diese Ihrem Team klar mit.

1. Alle loggen sich pünktlich ein.
   1. Alle haben die Kamera an.
   2. Alle, ausser die sprechende Person, haben das Mikrofon aus. Bei diversen Online-Tools gibt es technische Möglichkeiten die Hand zu heben, damit Unterbrechungen auf das Minimum reduziert werden können.
   3. Alle legen das Handy weg.
   4. Alle legen andere Unterlagen weg, digitale und analoge, und fokussieren sich auf das Meeting.
   5. Für Kommentare und Informationen, die den Gesprächsverlauf nicht tangieren sollen, wird die Chatfunktion genutzt.
   6. Wenn möglich, vor oder nach der Besprechung essen und das WC besuchen. Trinken ist natürlich erlaubt. Ich denke hier ist klar, dass damit nur alkoholfreie Genüsslichkeiten gemeint sind.
   7. Das sind natürlich alles nur Vorschläge, die Sie gerne abändern, kürzen oder ergänzen dürfen.
2. Definieren Sie eine bestimmte Dauer, länger darf das Meeting nicht gehen. Erfahrungsgemäss zahlt es sich aus, Besprechungen kurz zu halten und wenn nötig mehrere einzuplanen.
3. Setzen Sie zu Beginn der Besprechung gemeinsam Ziele fest, welche wiederum am Ende gemeinsam kontrolliert werden.
4. Erstellen Sie eine Traktandenliste und bestimmen Sie, welche Punkte darauf zu diskutieren und welche zur Kenntnisnahme sind. Bei Bedarf können Sie die Traktanden gerne vor dem Meeting mit dem Team teilen, damit sich alle vorbereiten können.
5. Protokoll führen. Halten Sie, oder eine im Voraus bestimmte Person, das Besprochene schriftlich fest. Das Protokoll kann im Anschluss an das Meeting an alle Teilnehmenden und allfällig nicht Anwesenden zur Zusammenfassung und Information versendet werden.
6. Bestimmen Sie jemanden als Moderator, das können problemlos auch Sie selbst sein. Der Moderator nimmt keine diskutierende Rolle ein, sondern sorgt dafür, dass alle beim Thema bleiben und der Zeitplan eingehalten werden kann. Eine weitere Aufgabe dieser Rolle findet sich darin, alle zum Reden zu bringen und so die Entscheide repräsentativ fassen zu können.
   –> Diesen Punkt finde ich persönlich einer der Wichtigsten!

Zu viel Ablenkung

Zu viel Lärm, zu viel Privates, zu viel Zuhause.

Konkret: Wie erreiche ich, dass meine Mitarbeitenden möglichst konzentriert am Meeting teilnehmen können?

1. Geben Sie Ihren Mitarbeitern / Arbeitskollegen Tipps zum generellen Arbeiten zuhause ab. Das kann persönlich oder auch schriftlich von der Bühne gehen. Tipps, wie beispielsweise Folgende:
   1. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz in einem schliessbaren Raum ein.
   2. Sorgen Sie für ein grosses Pult, damit alle Arbeitsgeräte ihren Platz finden und Sie genug Raum haben, um Notizen zu machen.
   3. Achten Sie auf gute Lichtquellen, einen bequemen Bürostuhl und eine Möglichkeit für frischen Luft-Einlass.
   4. Nehmen Sie sich eine grosse Flasche Wasser, eine kleine Snackschüssel mit Nüssen, Schokolade, bereits geschnittenen Früchten und was das Herz sonst noch begehrt an das am Vorabend aufgeräumte Pult. Bei mir zum Beispiel immer zentral für gute Arbeits-Qualität: einen Kaffee!
   5. Machen Sie bewusst Pausen. Nach 2 – 3 Stunden Arbeit, lohnt es sich 15 – 30 Minuten den Raum zu verlassen, aufzustehen, den Arbeitsplatz zu lüften und sich stehend etwas jungfräulichen Sauerstoff zu gönnen. Bei den einen oder anderen vielleicht auch etwas Zeit, um sich dem Koffein- oder Nikotin-Haushalt zu widmen.
   6. Setzen Sie eine klare Routine durch. Bestimmen Sie den Zeitpunkt des Einloggens, der Mittagspause und des ungefähren Feierabends. Klar, Flexiblität ist wichtig und darf auch seine Umsetzung in die Tat erleben, aber einen angemessenen Rahmen zu schaffen, schadet wohl nicht.
2. Nun können wir mit den Rahmenbedingungen an Online-Calls arbeiten. Fordern Sie Ihre Mitarbeitenden auf, gemeinsam mit Ihnen daran zu arbeiten, dass das Ablenkungs-Potenzial, gerade in Calls, möglichst stark reduziert werden können. Dies mit Massnahmen wie:
   1. Schliessen Sie die Tür/en Ihres @Home Büros.
   2. Lüften Sie vor dem Meeting den Raum und schliessen Sie dann für die Besprechung die / das Fenster.
   3. Informieren Sie allfällige Mitlebende, dass Sie nun an einer Sitzung teilnehmen und wenn möglich nicht unterbrochen werden möchten.
   4. Vor der Besprechung ist genug Zeit für eine Pipi-Pause, das Genehmigen eines Kaffees und Auffüllen des Wasserkruges.
   5. Verwenden Sie bei Möglichkeit Kopfhörer, um die Meeting-Teilnehmenden vor Nachbarsstreitigkeiten, Postboten-Klingeleien und Backofen-Piepsen zu verschonen.

Viele Punkte der ersten Haltestelle, sind essenziell für die Aktuelle. Das Zusammenspiel funktioniert, wie auch in den meisten Unternehmen. Einzelgänge sind holprig. Das auch hier.

Zu wenig Abwechslung

Zu wenig Methoden, zu wenig Pausen, zu wenig Ideen.

Konkret: Wie gestalte ich meine Online-Meetings interessanter?

Wir kennen doch alle die Standard-Meetings. Jemand redet, jemand gibt seinen Senf dazu, jemand entscheidet und jemand schreibt diese wertvolle Diskussion Wort für Wort auf. In einigen Fällen ist das effektiv der einzig sinnvolle Weg. Für alle anderen Fälle habe ich hier ein paar Ideen und Methoden.

1. Bevor wir überhaupt zu den Ideen und Methoden kommen: PAUSEN! Dauert ein Meeting schon über eine Stunde, ziehen Sie eine Pause in Betracht. Klar, Zeit ist Geld. Das weiss ich! Aber was schaden 10 Minuten frische Luft, 10 Minuten Beine ausschütteln, 10 Minuten Gedanken sammeln, wenn danach das Meeting wieder mit tollen Inputs, wichtigen Merkpunkten und mehr Energie gefüllt wird?
2. Jetzt die Ideen: Gestalten Sie ein Meeting spannend, indem beispielsweise…
   1. …alle Meeting-Teilnehmenden ein Traktandum vorbereiten und vorstellen.
   2. …interaktive Online-Tools wie Miro-Board, Mentimeter, Kahoot, WheelOfNames, sildo, tricider, ParrotPolls und viele mehr zum Einsatz kommen.
   3. …Sie als Organisator / Moderator motiviert, gut gelaunt und aktiv auffallen.
   4. …bestimme Themen in kleineren Gruppen besprochen und dann im Plenum vorgestellt werden.
   5. …Komplimente für gute Ideen und Inputs ausgesprochen werden.
   6. …Methoden wie «Save-your-company», «Priorisierungs-Matrix», «Nutzwert-Analyse», «ABC», «Team-Timline», «Pitch», «Brainstorming», «Linked, Learnde, Lacked, Longed for» eingesetzt werden. Viele Methoden lassen sich im Internet finden.

Endstation

Das Wort zum Sonntag.

Zum Schluss noch einen letzten Tipp meinerseits:
Genieren Sie sich nicht, nach dem Meeting eine kurze – mit kurz, meine ich auch wirklich kurz – Umfrage in Umlauf zu bringen. Informieren Sie sich bei den Teilnehmenden. Was hat ihnen gefallen? Was würden sie verbessern? Konnten Sie einen Unterschied feststellen? Und was Ihnen sonst noch so auf den Lippen brennt. Oder ganz einfach das, was Sie als Meeting-Organisator/in interessiert.

PS: Multiple-Choice wird im Normalfall mit mehr Begeisterung ausgefüllt als leere Textfelder.

So, nun muss auch ich konzentriert weiterarbeiten. Ich hoffe, dass ich Ihnen in den letzten Minuten, Neues mit auf den Weg geben konnte und Sie beim Umsetzen auf Erfolg stossen. Lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, falls Sie weitere Tipps.